Cách viết email sau buổi họp với khách: quyết định, việc còn mở và bước tiếp theo

Trao đổi suôn sẻ chưa chắc đã hiểu giống nhau

Sau buổi họp, hai bên thường nghĩ rằng mình đã thống nhất. Vài ngày sau, một bên nhớ đó là quyết định, bên kia lại nhớ rằng vẫn cần xem xét. Với người kinh doanh một mình, email ngắn tách quyết định, câu hỏi còn mở và việc tiếp theo thường hữu ích hơn biên bản dài. Dự án và ngày tháng dưới đây chỉ là ví dụ giả định.

Chia ghi chú thành ba phần

Phần đầu ghi điều đã thống nhất, phần hai ghi việc cần quyết định thêm, phần ba ghi hành động tiếp theo. Đừng chép lại cuộc nói chuyện theo thứ tự. Đặt nút đặt lịch ở màn hình đầu có thể là quyết định; có thêm thanh toán hay không vẫn còn mở; khách gửi lựa chọn thanh toán là một hành động.

Ghi dự án và mục đích trong tiêu đề

Tiêu đề chỉ ghi 'Cảm ơn buổi họp' sẽ khó tìm lại. Hãy ghi dự án, ngày và mục đích, chẳng hạn '[Dự án] Tóm tắt buổi họp 30/9 và nội dung cần xác nhận'. Câu đầu chỉ cần nói email phân biệt việc đã chốt với việc cần xác nhận. Hãy thay ngày ví dụ bằng ngày thật.

Tách quyết định khỏi việc còn mở

'Đặt nút đặt lịch ở đầu màn hình đầu tiên' dễ kiểm tra hơn 'cải thiện giao diện'. Ý tưởng ảnh hưởng chi phí hoặc tiến độ không tự thành phạm vi đã chốt chỉ vì được nhắc qua. Hãy ghi lựa chọn, ví dụ bản phát hành này có thanh toán hay chỉ nhận yêu cầu đặt lịch, và mời khách sửa nếu hiểu khác.

Gắn người phụ trách và hạn cho từng việc

'Sẽ chia sẻ sau' không phải hạn chót. Hãy ghi bên làm gửi bản sửa vào thứ Năm và khách chọn cách thanh toán vào thứ Sáu. Email thật nên có ngày cụ thể và múi giờ. Nêu rõ việc nào có thể tiếp tục trước khi nhận trả lời; im lặng không đồng nghĩa với chấp thuận.

Kết thúc bằng câu hỏi cần trả lời

Chỉ nên yêu cầu khách trả lời một hoặc hai câu hỏi rõ ràng. Ví dụ: 'Anh chị có thể xác nhận trước chiều thứ Sáu liệu bản này có bao gồm thanh toán không?' Nếu hợp đồng yêu cầu phê duyệt riêng khi đổi phạm vi, email tóm tắt không thay thế bước đó. Mục tiêu là làm rõ lựa chọn tiếp theo của khách.

Kiểm tra lần cuối trước khi gửi

Kiểm tra quyết định và việc còn mở đã tách rõ chưa, mỗi hành động có người phụ trách và ngày thật chưa, khách cần trả lời gì có dễ thấy không. Đừng hứa chi phí hay thời hạn chưa thống nhất; kiểm tra người nhận và địa chỉ trả lời chính thức. Email này là điểm tham chiếu chung cho công việc sau đó, không phải bản kể lại cuộc nói chuyện.